Щоб оформити товар на митниці, знадобиться певний пакет документів. Один з них - це інвойс. Хто або що це? Чому він так важливий і яка інформація там повинна бути? У цій статті ми розповімо, чому до інвойсу потрібно поставитися з усією відповідальністю.
Інвойс - документ, який містить інформацію про товари або послуги, їх вартість, кількість, характеристики, умови поставки. Продавець передає його покупцеві або транспортній компанії в момент відвантаження або реалізації товару. Існує два види інвойсу: комерційний і проформа.
Комерційний інвойс (рахунок-фактура)
Продавець виставляє комерційний рахунок після остаточного формування замовлення. Крім цін в рахунку-фактурі вказують: найменування, кількість позицій, розміри, кольори, умови поставки і оплати, інформацію про відправника і замовника. Інвойс нагадує чек або накладну.
Проформа-інвойс
Проформа-інвойс - попередній рахунок для оплати товару. Після виготовлення і формування партії, кількість і найменування товарів можуть змінюватися, тому спочатку продавець виписує проформу. В окремих випадках за цим документом можна внести передоплату. Після того, як обидві сторони узгодили кількість, колір і т.д., виписується комерційний інвойс.
Проформа-інвойс знадобиться, якщо ще не підписаний договір про співпрацю, потрібно узгодити ціну з начальством або взяти кредит в банку, внести передоплату, або коли немає можливості визначити точну вагу перед вантаженням. Наприклад, завантажуючи судно сипучими матеріалами, остаточний вага можна зрозуміти тільки після завантаження, але вона не почнеться без інвойсу. Тоді на допомогу приходить proforma invoice. Коли точна вага відома, оформляється комерційний інвойс.
Що означає «виставити інвойс»?
Коли ви робите замовлення в інтернеті, наприклад, на сайті Alibaba.com, ви можете оплатити покупку картою або запросити у продавця інвойс. Це не те ж саме, що виписати чек. Знадобляться реквізити компанії, точна кількість товару, що купується, його характеристики. Продавець складає оригінал інвойсу та 5 копій, які додаються до відправлення. Ще один екземпляр кладеться всередину упаковки. Рахунок-фактура - документ, який допомагає ідентифікувати товар по одержувачу, відправнику, асортименту. У ньому повинні бути чітко прописані всі деталі, щоб вантаж в дорозі не переплутали і не втратили.
Як заповнити інвойс?
Заповненням інвойсу займається продавець. Якщо інвойс виписується фізичній особі, в ньому повинні бути:
- Прізвище та ініціали експортера, його адреса, номер телефону.
- Прізвище та ініціали одержувача, його поштовий індекс і телефон.
- Якщо імпортер і одержувач - різні люди, тоді знадобиться ПІБ і адреса імпортера, контакти відповідальної особи.
- Комерційна назва товару
- Країна, місто куди вирушає вантаж.
- Держава-імпортер.
- Унікальний номер інвойсу.
- Опис товару, кількість, вага, підсумкова ціна.
- В якій валюті буде оплата.
- Дата і підпис продавця.
Щоб виставити інвойс юридичній особі, знадобиться назва компанії, код ОКПО, юридична адреса та банківські реквізити. Якщо товар їде з Китаю, інвойс зазвичай складається на міжнародній мові — англійській.
Перевірка даних в інвойсі
У разі, якщо інвойс буде неправильно оформлений, товар затримають на кордоні. Зверніться до вашого брокеру, щоб він перед відправкою допоміг скрупульозно перевірити документи на помилки і неточності. Особливу увагу приділіть:
- Опису всіх позицій, чи повний він.
- Вартості у валюті країни-експортера. Вона знадобиться для розрахунків митного збору.
- Вартості кожного товару і підсумковій сумі.
- Чи є підпис китайської сторони, яка становила інвойс.
Пишіть, якщо залишилися питання або знадобиться допомога доставити вантаж з Китаю в Україну. Ми завжди на зв'язку!
